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五、职场内的沟通

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p;   铁木真当上“合汗”不久,与他结为“安答(义兄)”的札木合开始嫉恨他,后来,札木合纠集别的部落向成吉思汗发起进攻。成吉思汗也动员了部众迎击。这一场战役被称为“十三翼之战”,这是铁木真一生所经历的60余场战争中唯一一次战败。

    铁木真虽然兵败,但获胜的札木合却失去了人心。因为他残暴地将俘虏全部处死,甚至用大锅煮人肉为食。札木合对自己的部下十分苛刻,常任意夺取部下的车马食物。他的暴行引起部下不满,众多部落首领率领部下投靠铁木真。

    战场上的勇猛虽然能决定一时的胜负,但是最终的胜利却属于道义上的圣君。札木合的众叛亲离与成吉思汗的众望所归形成了鲜明的对照。铁木真爱护部下,也要求其部将们关怀部属的饥渴、疾苦。铁木真常在作战之后,率领军队驻扎在草原上,休养兵马,并常组织围猎、娱乐活动。铁木真能与广大部下同甘共苦。在作战时,铁木真率领部下一起奋战,经常冲杀在前,因而多次受伤。他生活简单,饮食、衣服与广大部下相同或相近。战胜时,与广大部下共同分享胜利果实。正是由于铁木真能够厚待部下,尊重部下的意愿,与他们同甘共苦,因此,他能团结部下齐心协力地去战胜敌人,夺取胜利。

    一年一度的阿里巴巴集团年会,是集团员工开心又值得纪念的日子。根据不成文的规定,这一天的年会上,高官们必须使出浑身解数取悦员工。至于要表演什么节目,也是下面的员工出主意,由大会组织部门采纳并执行。试想:员工被老板“虐待”了一年,现在终于可以自己出主意折腾一下老板了,心里肯定会爽一把。

    2009年的年会上,董事局主席马云带着7个高管,上演了一出“白雪公主与七个小矮人”的节目。台下的员工,看着自己老板穿着白裙戴着假发,为大家表演由他们定制的“捉弄节目”,心里能不乐吗?一场高层们“豁出去”的表演,却能拉近员工和管理层的距离,这是马云的高明之处。

    在马云之前,不乏有为了员工牺牲自己的老板。沃尔玛的创始人山姆·沃尔顿曾向他的员工们提出一个挑战——倘若员工们能在财政年度内实现创纪录的利润,那么,他将在华尔街上跳草裙舞。结果,员工们真的实现了不可思议的业绩,沃尔顿果然穿着草裙在美国的金融中心跳舞。

    许多人以为领导就是开会、下命令,显示权威。其实,这是行政上的权威,不是事实上的权威。自以为是的领导,下属心里未必服你是领导。领导需要能打动下属心灵的影响力。

    韦尔奇说:“一名优秀的领导者必须同上下左右自由地接触,不厌其烦地听取意见,进行真正的交流。”他总是不失时机地让下属感觉到他的存在,尽可能地跟所有员工保持沟通,哪怕是清洁工。他每周都会突然视察工厂和办公室,安排与比他低好几级的经理共进午餐。即使开会,他也不喜欢唱高调,读发言稿,他主张跟下属坦诚对话。

    面对成千上万的下属,不可能事必躬亲,韦尔奇自有许多方法进行沟通。如他无数次向直接汇报者、钟点工等几乎所有员工发出极具个人魅力的手写体便条,通过传真机发向世界各地。几天之后,当事的员工还会收到韦尔奇手写便条的原始件,让员工感到亲切和温馨。韦尔奇能很快记住别人的姓名,长时间不忘。韦尔奇单凭外貌就能叫出公司管理层至少1000人的姓名,并知道他们的职责范围。公司的一名员工说:“他知道我们叫什么,知道我们做什么。这对一名雇员来说是莫大的鼓舞,我们非常看重这一点。”能抓住员工的心,韦尔奇何愁不能“稳坐泰山”。

    “向阳坊”这个招牌,对福建人来说不陌生。这是一个生产面包、西点、蛋糕、饼干、月饼的食品企业。当“向阳坊”刚刚从台湾进入厦门的时候,和所有企业一样,万事开头难。每年的中秋节,是糕点行业的繁忙季节。向阳坊曾经有两个感人的事件:一件事情是在厦门创业初期,中秋前由于生产月饼过于繁忙,整个生产车间都忙不过来。可是没有一个人偷懒,特殊时期24小时加班加点,董事长带着总经理脱下鞋子,换上工作服,从早上9点忙到夜里1点。每一天领导高层都出现在生产线上,与员工一起生产,一起用餐,一起睡在工厂宿舍,于是大家再累再艰难也都坚持完成了任务。另一件事情是,“向阳坊”的员工做拓展训练时,其中有一个项目是野外穿越。当行进到一个大石缝隙的时候,为了避免人员因为跨越而落水,身材高大的董事长跳入水中立于石块之间,让员工踩着自己越过障碍。尽管整个项目中大家都在互相帮助,相信每一个“踩过”董事长的员工,应该都会留下一个深刻的印象。

    (3)批评指导的艺术

    每一个管理者都应该是员工的导师,对员工的心态及技能进行相应的辅导,尤其是在员工犯错的时候,及时指出错误,避免给企业带来更大的损失,因此“批评”在管理中不可缺少。如何批评到位,这也是一门沟通艺术。

    尽量采取“汉堡式”批评。在与员工进行交流并对其工作的不足之处提出批评时,要注意方式,像汉堡一样,最上面一层是肥大的面包,象征着以赞美开始;第二层夹着一片生菜,代表分析不足的原因;第三层夹着一片肉,代表帮助提出解决的方法;最下面一片扁平的面包,也就是沟通的结尾时要给予期望鼓励,使之在获得认同和欣赏的前提下虚心接受批评,明白问题的原因并进行改进。批评员工的目的不在于批评,而是为了解决问题,提升士气。

    “你这个项目执行得相当不错,给公司的年轻员工带了一个好头。”

    “哪里哪里,主要靠同事的配合。”

    “美中不足的就是项目的损耗大了点。”

    “确实,自己比较没有经验,所有在材料控制上浪费了些。”

    “这样你看好不好,下一次项目执行前,将项目预算先给老李看一看,毕竟他是老师傅了,比较有经验。”

    “这个我疏忽了,下一次肯定请老李监督一下,还有很多地方要向老员工学习。”

    “我相信你会做得更好,加油!公司很看好你。”

    “谢谢,我会虚心学习,继续努力!”

    看起来是很简单很俗套的“萝卜加大棒”的方式,但是很多老总们却用得不好。他们眼中经常只有问题,只有缺点,于是上来就是一顿批斗,搞得员工敢怒不敢言,更糟糕的是打击了员工的自信心和成就感。“汉堡式批评法”确实很简单,在批评前,先设法表扬一番,在批评后,再设法鼓励一番。总之,争取在一种友好的气氛中开始和结束谈话。

    批评要尊重客观事实。批评他人通常是比较严肃的事情,所以在批评的时候一定要客观具体,应该就事论事。要记住,我们批评他人,并不是批评对方本人,而是批评错误的行为,千万不要把对部下错误行为的批评扩大到了对部下本人的批评上。

    “你这份信函是怎么写的,错别字一大堆!”

    “对不起,时间比较紧,所以个别字打错了。”

    “你这个秘书当得太不到位了,哪有你这样粗心大意的!”

    “对不起,我错了,下次我一定认真检查。”

    “像你这样马虎的性格不改一改,以后嫁人了怎么办,孩子你都照顾不好!”

    “呜……呜……”

    像这样批评下属,几个错别字一直讲到孩子都照顾不好,难怪秘书只能哭了。很显然,领导批评扩散化了,就难以被下属接受,因为你的话语让她很难堪。也许她只是一次无意的过失,你却上升到了责任心和人格特质的高度去批评,很可能把她推到你的对立面去,使你们的关系恶化,也很可能导致她在今后的工作中出现更多的纰漏。

    不要伤害部下的自尊与自信。批评下属要把握一个核心,就是不损对方的面子,不伤对方的自尊。批评要选择适当的场所。批评下属时,不要当众指责,最好选在单独相处的时候。为防止一时冲动而造成继续的损失,领导应该马上采取“补牢”措施,使因冲动而产生的副作用减到最小。最佳的方法是,在当天下班前,找来被骂的下属,因为你的情绪表现,真诚地向他道歉:“今天委屈你了,怪我太冲动,说话有点过激,希望你能原谅。不过,我确实不希望看到你犯这样的错误,你要知道我对你的期望很高。”简单的几句话,使本来委屈的下属心里得到了安慰,同时又有种被信任感,再大的委屈也马上烟消云散了。

    水平沟通——推倒“部门墙”

    (1)一家人,别说两家话

    王伟同学刚上高中,学校要求穿新校服报到,可是王伟领回来的校服,发现裤子长了两寸。

    吃晚饭的时候,趁奶奶、妈妈和姐姐都在场,王伟把裤子长两寸的问题说了一下,饭桌上大家都没有反应。饭后大家都去忙自己的事情,这件事情就没有再被提起。

    妈妈忙完家务后,想起儿子明天要穿的裤子还长了两寸,于是就默默地一个人把裤子剪好叠放在原处。

    姐姐睡得比较晚,临睡前猛然想起了弟弟裤子的事情,于是她将裤子剪完后才安然入睡。

    奶奶第二天最早起床,想起了孙子的裤子长两寸的事情,马上操起剪刀。

    最后王伟只好穿着短了四寸的裤子去参加开学典礼了。

    问题来了,为什么裤子会变成那样?整个过程是谁犯了错?谁应该对造成的后果负责?

    公司技术部负责开发业务部使用的客户服务系统。

    按业务部的要求,技术部着手编写程序,半个月后,这套服务系统编写完毕,技术部经理通知业务部前来试用。结果系统完全不符合业务部的需要,业务部要求技术部重新编写。

    技术部:“你们为什么不早说,编写时你们也没人过来核查,我们辛辛苦苦做了半个月,哪能说改就改啊!”

    业务部:“你们为什么不早问,编写时你们也没人过来核对,我们等这个等了半个月,你现在竟然给我们一个不能使用的东西!”

    问题来了:到底是哪个部门的错?怎么解决?

    很多时候,部门与部门之间沟通不畅,往往会造成不必要的损失。比如市场人员为了争取到客户,随口答应了客户提出的一些过分条件,与客户签订10万的单,却被要求做15万的事。回到公司后,技术部门一看就指出这是一个吃力不讨好的任务,于是技术部门的人不肯配合,最终两个部门吵起来了。闹起来后,总经理一方面带着市场人员到客户那里去解释;另一方面还要哄着技术部门做事。尽管最终事情圆满结束,损失并没有亏太多,但是搞得总经理和客户都很郁闷,两个部门的关系也彻底搞砸了。

    很多时候,沟通不顺畅,部门与部门之间会建立起一道无形的墙,其实无非是忽略了八个字:换位思考、及时沟通。

    (2)推倒部门墙

    200年前,亚当·史密斯提出了分工论,在产品单一、供不应求的时代里,分工提高了产量的效率,许多企业从中尝到了不少甜头,于是注重职能细分、强调层层汇报便成了管理的代名词。

    于是,在企业中经常就会出现这样的声音:“这不属于我的职责范围”、“这些问题去找他们部门”,高而森严的部门墙,衍生了低下的效率和淡漠的服务意识。一个个孤立的任务是不可能构建组织的竞争力的,“只见树木,不见森林”,这是不少组织中管理人员的通病。部门墙只能衍生大量的不增值的活动,如过多的协调、等待、返工、评审等。根据研究资料显示,在流程改造前,非增值性活动的时间之和通常要占全流程时间的95%以上,也就是说,大量的资源和时间都被浪费了,而这些浪费最终也会转加到顾客身上。

    “部门墙”问题产生的根源在于目前流行的“直线职能制”组织结构形式。从管理逻辑上来说,组织结构的设计决定了各部门和各岗位的责任和权力分配。在直线职能制下,各部门和每位员工在工作的时候往往只从自己所在部门或岗位出发,而很难主动从企业的全局考虑问题。需要与兄弟部门协调时,只能向上级部门反映,缺乏部门之间直接横向沟通机制。这就是说,部门之间被一堵堵无形的“部门墙”割成了相对孤立的“块块”,造成各个部门各自为政。在这样的组织里,更侧重于职能部门内的纵向管理,而忽视了职能部门之间的横向管理。踢皮球、推卸责任的现象经常发生,职能部门之间往往没有将彼此视为一个团队中的战友,而是潜在的敌人。这不但降低了部门间的协作效率,也降低了企业对市场的反应速度。因此,打通“部门墙”,建立部门之间的横向沟通与协调机制,是企业提高效率和反应速度的一个关键。

    组织协同的效能应该像氨基酸组合效应:组成人体蛋白的八种氨基酸,只要有一种含量不足,其他七种就无法合成蛋白质。

    (3)冲突管理

    清末,陈树屏在江夏任知县的时候,清朝著名大臣张之洞在湖北做督抚,张之洞和抚军谭继询关系不太融洽。

    一天,陈树屏在黄鹤楼宴请张、谭二人。宾客中有人谈到江面的宽窄问题,谭继询说是五里三分,张之洞却故意说是七里三分,双方争执不下,谁也不肯接受对方的观点。

    陈树屏心知肚明,他们只是借题发挥,于是灵机一动,言辞谦逊地说:“江面上涨时宽到七里三分,落潮时便是五里三分。张督抚是指涨潮而言,抚军大人是指落潮而言,两位大人都没有说错,这有何可争论的呢?”张、谭两人本来是信口胡说,由于争辩又下不来台,听了陈树屏的圆场,自然无话可说。众人一齐拍手大笑,争吵不了了之。

    争吵冲突,在企业内部是最常见的问题之一,尤其是开会讨论时最为明显,企业内部发生的冲突也是如此,往往“在人不在事”。世间万物本来就有两面性,既矛盾又统一。有时谁都没有错,只是双方站在不同的立场上而已,但还是出问题了:总想着自己是对的,别人是错的。

    人情练达即文章,人与人的关系是很微妙、很敏感的,你不能保证你想得都对,说得都对,而且听话人的接受能力也不同。有时一句话,你顺口而出,本来是毫无色彩的中立之言,结果在别人听来却像是含沙射影、指桑骂槐。你也觉得冤枉,也不管他什么感受,迎风而上,于是两个人就这样莫名其妙争吵起来,从此结下了梁子。

    (4)绝不单独用餐

    相信大部分上班族的中午饭是在公司解决的。从明天开始,记得带上你的饭盒,坐到你的同事身边,坐到你的上司身边,坐到你的下属身边。填饱肚子的同时听他们讲故事,偶尔也发表一下自己的观点。很快你就会发现,午餐时间是一个很轻松开放的环境。

    拒绝的“五要、五不要”

    德、美、英三个国家的海军将军在争论,到底哪个国家的水兵最勇敢。

    德国将军叫来一名水手:“你看见那根10米高的桅杆了吗?我现在命令你爬到顶端,举手敬礼,然后跳下来!”德国水手立即跑到桅杆前,迅速爬上顶端,漂亮地敬个礼,然后跳了下来。

    美国将军叫来一名水手:“你看见那根20米高的桅杆了吗?我现在命令你爬到顶端,举手敬礼,然后跳下来!”美国水兵也很快地执行了命令。

    英国将军也叫来一名水手:“你看见那根30米高的桅杆了吗?我现在命令你爬到顶端,举手敬礼,然后跳下来!”

    “什么,30米?我坚决不去,会摔死人的,长官你一定是疯了!”英国水兵瞪大眼睛叫了起来。

    “瞧,先生们。”英国将军得意地说,“这才是真正的勇敢!”

    一个简单的笑话,却道出了拒绝的难处。在军队拒绝命令很难,在企业拒绝也不容易。来自上司的任务,“拒绝”代表你不识趣;来自同事的求助,“拒绝”代表你不肯协作;来自下属的请求,“拒绝”代表你冷酷无情。人在职场,总要面对同事、客户与主管的许多要求。有时碍于公司规定或是工作负荷,必须拒绝那些不合理的要求。但是,习惯中庸之道的中国人,在拒绝别人时很容易发生一些心理障碍,这是受到根深蒂固的传统观念的影响,同时,也与当今社会中的某些从众心理有关。不敢和不善于拒绝别人的人,在实际的工作和生活中,往往就得戴着“假面具”生活,活得很累,丢失了自我,但又因为难于摆脱这种“无力拒绝症”而自责、自卑。

    拒绝是沟通技巧中的一门重要的学问。想做个有求必应的“好好先生”或“好好小姐”并不容易,人们的要求永无止境,往往是合理的、悖理的并存。如果当面你不好意思说“不”,轻易承诺了自己无法履行的职责,那么你肯定是忙不胜忙,将会带给自己更大的困扰和沟通上的难度。

    拒绝的“五不要”:

    不要立刻就拒绝:立刻拒绝,会让人觉得你是一个冷漠无情的人,甚至觉得你对他有成见。

    不要马虎地拒绝:拒绝他人应该及时、清晰,否则他人将经历从希望到绝望的过程,这个过程会让人觉得你在耍他。

    不要盛怒下拒绝:盛怒之下拒绝别人,容易在语言上伤害别人,让人觉得你一点同情心都没有。

    不要无情地拒绝:无情地拒绝就是表情冷漠,语气严峻,毫无通融的余地,会令人很难堪,甚至反目成仇。

    不要傲慢地拒绝:一个盛气凌人、态度傲慢不恭的人,任谁也不会喜欢亲近他。何况当他有求于你,而你以傲慢的态度拒绝,别人更是不能接受。

    拒绝的“五要”:

    要能婉转地拒绝:真正有不得已的苦衷时,如能委婉地说明,以婉转的态度拒绝,别人还是会感动于你的诚恳。

    要有笑容地拒绝:拒绝的时候,要能面带微笑,态度要庄重,让别人感受到你对他的尊重、礼貌,就算被你拒绝了,也能欣然接受。

    要有代替地拒绝:“你跟我要求的这一点我帮不上忙,我用另外一个方法来帮助你”,这样一来,他还是会很感谢你的。

    要有出路地拒绝:拒绝的同时,如果能提供其他的方法,帮他想出另外一条出路,实际上还是帮了他的忙。

    要有帮助地拒绝:也就是说你虽然拒绝了,但却在其他方面给他一些帮助,这是一种慈悲而有智能的拒绝。
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